Pohjois-Karjalan hyvinvointialue: Sosiaalipalveluiden sähköisen ajanvarauksen ja asioinnin visio
Autoimme Pohjois-Karjalan hyvinvointialuetta (Siun sote) rakentamaan sähköisen ajanvarauksen ja asioinnin vision, joka tuo lisää joustavuutta ja tehokkuutta ammattilaisten työhön, tehostaa asiakasohjausta ja parantaa asiakaskokemusta.
Siun sotella oli tunnistettu, että sosiaali- ja perhepalveluiden sähköinen ajanvaraus ja asiointi helpottaisivat asiakkaiden arkea sekä sujuvoittaisivat ammattilaisten työtä. Kehittämällä digitaalisia palveluita haluttiin käynnistää kokonaisvaltainen toimintatavan muutos, joka johtaisi monikanavaiseen palvelutarjontaan, sekä laajempaan digitaalisen asioinnin kulttuurinmuutokseen.
Projektin tavoitteena oli tunnistaa sosiaalipalveluiden palvelutehtäville yhteisiä toimintatapoja ja mahdollisuuksia sähköisen ajanvarauksen ja sähköisen asioinnin hyödyntämiseksi.
Mitä teimme
Meidän tehtävänämme oli löytää mahdollisuuksia sähköisen ajanvarauksen ja asioinnin hyödyntämiseen. Tavoitteena oli luoda näkemys tulevaisuuden digitaalisista sosiaalipalveluista, sekä tunnistaa sopivat askeleet niitä kohti – sekä lyhyellä että pitkällä tähtäimellä vuosille 2025 ja 2030. Visio nojaa hyvinvointialueen strategiaan, jonka palvelulupaus on tarjota oikea palvelu, oikeaan aikaan, oikeassa paikassa.
Visio syntyi yhdessä sosiaalipalveluiden ammattilaisten ja asiakkaiden kanssa. Visio perustuu haastatteluihin ja yhteiskehittämistyöpajoihin, joissa aihetta työstettiin monipuolisesti erilaisten tehtävien ja inspiraatiomateriaalien avulla. Visio haluttiin synnyttää yhdessä keskustellen ja näkemyksiä iteroiden, jotta kaikki kokisivat sen omakseen ja olisivat valmiita muutokseen.
2025 vision tavoitteena tunnistettiin mm.
- Auttaa asiakasta ymmärtämään palvelun sisällön paremmin ja lisää läpinäkyvyyttä sosiaalipalveluiden toiminnasta
- Auttaa asiakasta oikeiden palveluiden pariin ja auttaa ehkäisemään tilanteiden kriisiytymistä
- Auttaa asiakasta saamaan parempaa näkyvyyttä prosessiin ja sen etenemiseen
- Auttaa helpottamaan ammattilaisten keskinäistä aikataulujen koordinoimista
- Auttaa Siun sotea ottamaan sosiaalipalvelujen digitaalisen asioinnin ensi askeleet
- Käynnistää toimintatavan muutoksen sekä asiakkaan että ammattilaisen näkökulmasta
2030 vision tavoitteena tunnistettiin mm.
- Vähentää ammattilaisen manuaalista rutiinityötä sekä suoraviivaistaa ammattilaisten keskinäistä yhteistyötä
- Helpottaa asiakkaiden omatoimista palveluihin ohjautumista kontaktipainetta vähentäen
- Tukee asiakkaan prosessia aktiivisesti ja auttaa hallinnoimaan omaa asiakkuuttaan
- Nopeuttaa ja selkeyttää yhteydenpitoa asiakkaiden ja ammattilaisten välillä
- Tarjoaa mahdollisuuden seurata asiakkaan tilannetta automaattisesti
- Lisää joustavuutta ja yksilöllisiä mahdollisuuksia palveluiden hyödyntämiseen
Yhteistyö projektin aikana oli vuorovaikutteista ja Futuricen projektiryhmä kuuli projektin aikana toiveemme ja palautteemme sekä toimi ne huomioiden tiiviistä aikataulusta huolimatta. Olemme hyvin tyytyväisiä lopputulokseen ja uskomme, että tämän pohjalta meillä on aiempaa paremmat valmiudet kehittää sähköisen ajanvarauksen kuin myös muiden sähköisten palveluiden käyttöönottoa perhe- ja sosiaalipalveluissa.
Vaikutus ja tulokset
Kohti tulevaisuutta
Visiotyön kautta Siun sote sosiaalihuollon palvelut otti ensi askeleet kohti digitaalisen asioinnin mahdollisuuksia.
Vaikuttavuutta työskentelyyn
Samalla hyvinvointialue käynnisti toimintatavan muutoksen sekä asiakkaan että ammattilaisen näkökulmasta.
Tehokkuutta asiakasohjaukseen
Sosilaahuollon Sähköisen ajanvarauksen ja asioinnin avulla Siun sote pääsee elämään strategiansa todeksi, kun palveluiden saatavuus ja saavutettavuus paranevat.
Saavutetut hyödyt
Siun soten sosiaalihuollon palveluiden sähköisen ajanvarauksen ja asioinnin visio tarjoaa ammattilaisille uudenlaisia ideoita ja ajatuksia digitaalisten palvelujen mahdollisuuksiin. Tulevaisuudessa digitaalisten työkalujen käyttöönotto ja hyödyntäminen muuttaa ammattilaisten tapaa tehdä työtään, joka puolestaan käynnistää laajemman koko organisaation kulttuurinmuutoksen. Sekä asiakkaat että hyvinvointialue hyötyvät, kun uusi tapa toimia tuo lisää sujuvuutta ja läpinäkyvyyttä toimintaan, tarjoaa parempia asiakaskokemuksia, tehostaa asiakasohjausta sekä johtaa vaikuttavampaan työhön.
Siun sote
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue – Siun sote järjestää julkiset sosiaali- ja terveydenhuollon, pelastustoimen ja ympäristöterveydenhuollon palvelut Pohjois-Karjalassa. Siun sote toimii 13 kunnan alueella. Siun sote on toiminut Pohjois-Karjalassa jo vuodesta 2017 alkaen. Ensin kuntayhtymänä, kunnes 1.1.2023 palvelut ja henkilöstö siirtyivät hyvinvointialueelle. Henkilöstöä on lähes 8000 ja palveluita käyttää vuosittain lähes jokainen pohjoiskarjalainen.
